كيف تحسّن مهاراتك لعقد اجتماعات فيديو ناجحة: سبعة أخطاء قد ترتكبها عند استخدام منصة "زوم"
بيت رايان
بعد مرور شهر من عام 2021، صرتُ أشعر بتفاؤل مشوب بالحذر.
هناك عادات يومية بسيطة كنا قد ألفناها قبل جائحة فيروس كورونا ونتمنى أن نعود لممارستها قريبًا. لكن هناك أمرًا اعتدناه في العام 2020 وما زال يلازمنا، ألا وهو تقديم العروض الافتراضية.
أنا حاليًا مديرة قسم تدريب المتحدثين في TED، وقبلها كنت مدربة للتواصل وكاتبة خطابات. أشارككم هذه المعلومات عن مسيرتي المهنية لأن التوجه الحالي نحو العروض الافتراضية يزداد على نحو يمثّل مفارقة غريبة بالنسبة لي؛ فلطالما تحاشيتُ بشتى الطرق المشاركة في النقاشات عبر الإنترنت، وكنتُ دائمًا أنصح المتدربين وحتى عملائي أن يتجنبوا التواصل عبر مكالمات الفيديو.
لكن وضعنا الحالي قد جعل الاجتماعات والعروض والمؤتمرات الافتراضية هي النمط السائد للتواصل مع الآخرين؛ ومن ثم وجب علينا تطوير مهاراتنا التقنية في التواصل الافتراضي والاستعداد لتقديم جلسات فيديو ناجحة وفاعلة.
تجدر الإشارة إلى أنه بالرغم من أن كثيرًا منا يقضون وقتًا طويلًا على منصة "زوم"، فإن المتحدثين، بمن فيهم الخبراء في استخدام هذه المنصة، ما زالوا يرتكبون أخطاء عديدة شائعة. إليك هذه الأخطاء التي لا يزال يرتكبها البعض والطرق المقترحة لتصحيحها.
الخطأ رقم 1: غياب التواصل البصري الكافي مع جمهورك
لتصحيح الخطأ: انظر إلى عدسة الكاميرا وليس إلى شاشة الحاسوب
نعلم جميعًا أهمية التواصل البصري مع المشاهدين، ولكن هل تعلم لماذا؟
إن الحفاظ على التواصل البصري والنظر إلى عيون الجمهور مباشرةً يحقق لك مزيدًا من المصداقية، ويجعلك جديرًا بالثقة، ويمنحك مهارات قيادية، والأهم من ذلك يمكّنك من الاستحواذ على انتباه الجمهور لفترة أطول. من الصعب الإبقاء على اهتمام المشاهدين إزاء ما تقوله لفترة طويلة؛ غير أن النظر إلى عيونهم باستمرار يساعدك في تحقيق ذلك.
الطريقة الوحيدة للحفاظ على التواصل البصري مع جمهورك الافتراضي هو من خلال النظر إلى عدسة الكاميرا مباشرةً. سيبدو الأمر في البداية غريبًا بعض الشيء؛ لأنك اعتدت النظر إلى الشاشة عند الانهماك في مكالمات الفيديو، رغبةً في رؤية المشاركين والمخاطبين أو وحتى رؤية نفسك. لكنك إذا أردت أن يظل جمهورك متفاعلًا معك منتبهًا لك، فعليك أن تقاوم رغبتك في رؤية المخاطبين أو رؤية نفسك وأن تنظر مباشرة إلى عدسة الكاميرا.
نصيحتي هي أن تبقي عينيك على عدسة الكاميرا تسعة أعشار الوقت، وأن تستغل العشر الباقي فقط للتأكد من أن المشاركين يبتسمون وينتبهون لما تقوله. ولكي تدرك الفارق، قارن الصورتين التاليتين:
أنظر إلى عدسة الكاميرا
أنظر إلى شاشة الحاسوب
الخطأ رقم 2: رتابة الصوت
لتصحيح الخطأ: احرص على تغيير نبرة صوتك باستمرار
عندما نتحدث الى أصدقائنا أو أفراد عائلتنا، يتأثر صوتنا بمتغيرات طبيعية عديدة، كسرعة التحدث، ومستوى الصوت، والنبرة، والانعطافات في طبقات الصوت. وهذا التنويع في نبرة الصوت مهم جدًا؛ لأنه يمكّننا من مساعدة المستمعين على فهم السياق والمعنى المرجو من الكلمات، كما يضفي على الكلمات نوعًا من التشويق والحس الدرامي المثير.
لكن تلك التنويعات تغيب عندما يصيبنا التوتر أو عندما نقرأ من ملاحظات؛ وهذا ربما يسبب عائقًا كبيرًا خصوصًا عندما يكون استخدام لغة الجسد وتعابير الوجه خلال مكالمات الفيديو أمرًا صعبًا بعض الشيء.
ولكي تتمكن من تنويع نبرة الصوت خلال عرضك الافتراضي، استخدم المفردات والجمل التي ترتاح لها. علاوةً على ذلك، قد يساعدك التدريب المسبق في إبقاء صوتك بنبرته الطبيعية؛ فمن شأن جلسة تدريب واحدة تكرّر فيها خطابك بصوت مرتفع أن تعزّز ثقتك بنفسك وتقلل اعتمادك على الاستعانة بملاحظاتك.
الخطأ رقم 3: القراءة من نصّ ورقي أو من ملاحظات
لتصحيح الخطأ: تدرّب وجهّز نفسك قبل العرض
عليك التدرب حتى عندما تقدّم عرضًا على منصة "زوم"، إذ إن مهمتك الأساسية في التواصل هي التركيز على جمهورك حتى تكون تجربتهم إيجابية بغض النظر عن المنصة المستخدمة، ومن الصعب جعل تجربة الجمهور إيجابية إن كان همك الوحيد هو ما ستقوله.
فكر في الأمر على النحو الآتي: لقد اقتطع جمهورك وقتًا من أيامهم المشغولة لأجل الاستماع إليك؛ لذا فإن أقل ما يمكنك فعله تقديرًا لوقتهم هو أن تتدرب قبل العرض ولو قليلًا. وكونك تستطيع استخدام الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الخاص بك لا يعني أن عليك استخدامه.
الخطأ رقم 4: الاعتماد الزائد على شرائح العرض
لتصحيح الخطأ: استخدم الوسائل المرئية وشرائح العرض بحكمة
من الوارد أن يتشتت الانتباه عند متابعة عرض تقديمي افتراضي. لذا عندما يحين دورك للتحدث افتراضيًا، عليك أن تبذل ما في وسعك لإبقاء أعين جمهورك تجاهك بعيدًا عن هواتفهم، ولتحقيق ذلك عليك استغلال الشرائح والوسائل المرئية بحكمة.
تذكر أنك أنت محور الاهتمام خلال العرض الافتراضي: لا تستخدم الشرائح ما لم يكن استخدامها ضروريًا لمساعدة الجمهور في فهم ما تتحدث عنه. وهذه النصيحة مهمة للغاية عندما تتحدث مع جمهورك وجهًا لوجه، وهي أكثر أهمية عندما تتحدث عبر الفيديو؛ إذ إن جمهورك سرعان ما سيفقد الاهتمام وسيتوجه لتصفح مواقع التواصل الاجتماعي إن لم يتمكن من رؤية وجهك وكان عرضك عبارة عن مجرد شرائح.
احرص على تبسيط الأمور، وتجنب ملء الشرائح بالتفاصيل. إذا منحت المستمعين الاختيار بين أن يقرؤوا شرائح غنية بالتفاصيل أو أن ينصتوا إلى حديثك، فغالبًا سيختارون قراءة الشرائح. ولكي تحافظ على انتباههم، قلل المحتوى المعروض على الشرائح، وهذا ربما يستدعي استخدام عدد أكبر من الشرائح، لكنه سيساعد جمهورك في فهم المحتوى الذي تتحدث عنه على نحو أكثر فاعلية.
تدرب أيضًا على الجوانب الفنية والتقنية: تدرب قبل خطابك أو عرضك الافتراضي على كيفية الدخول والخروج بسلاسة من وضعية "مشاركة الشاشة" حتى لا تبقى الشرائح معروضة خلال العرض بطوله. احرص على أن يكون وجهك بارزًا وفي الوسط قدر الإمكان لجذب انتباه الجمهور.
استخدم شرائح سوداء: أحيانًا ما سترغب خلال عرضك في مشاركة شرائح عديدة في فترة زمنية قصيرة، ما يعني أن الرجوع إلى وضعية الفيديو الكامل ليس خيارًا، كما أن الاحتفاظ بشريحة قد عُرضت بالفعل قد يكون مشتتًا للانتباه. في هذه الحالة، إليك نصيحة احترافية: أضف شرائح سوداء بين شرائح المحتوى بحيث تلفت انتباه المشاهدين عند النقر عليها إلى التركيز على صوتك مجددًا. أنا شخصيًا أُفضل الشرائح السوداء على الشرائح البيضاء، لأن اللون الأسود يجعل الأمر يبدو وكأنك قد أوقفت عن قصد ميزة مشاركة الشرائح.
الخطأ رقم 5: تقديم العرض أمام رف الكتب الخاص بك
لتصحيح هذا الخطأ: اختر خلفية خالية من الأشياء المشتتة للانتباه
أعترف أنني أستمتع بالاطلاع على منازل العديد ممن قابلتهم في اجتماعات افتراضية، لكنني سأكون صريحة هنا: لدي تحفظ بشأن الذين يجلسون أمام رفوف أو مجموعات الكتب في منازلهم ويجعلون منها خلفية خلال لقاءات "زوم".
إذا كان هدفك هو الحفاظ على تفاعل الجمهور وتركيزه، فعليك التأكد من أن الخلفية وراءك لا أن تشتت انتباههم، رغم أن الجلوس أمام جدار أبيض عادي يبدو كئيبًا بعض الشيء. احرص بقدر ما أمكن على اختيار خلفية عادية لا تحوي تفاصيل مشتتة للانتباه، وإذا كان الجلوس أمام رف الكتب هو خيارك الوحيد، فكر في الابتعاد عنه قليلًا حتى تصير الخلفية ملونة بحيث لا يتمكن جمهورك من التركيز على قراءة عناوين الكتب في أثناء حديثك.
الخطأ رقم 6: الإضاءة الساطعة جدًا أو المظلمة جدًا
لتصحيح الخطأ: اجلس بالمكان المناسب في غرفتك
القليل من الإضاءة ربما يجعلك تبدو أنيقًا وجاهزًا للحديث أمام جمهور افتراضي. وعلى الرغم من وجود العديد من المنتجات وأجهزة الإضاءة الرائعة المتوفرة للشراء، فإنك لست بحاجة لشراء هذه المعدات الاحترافية للحصول على إضاءة جيدة ومناسبة.
تأكد من وضع المصدر الأساسي للضوء خلف الكاميرا مباشرة لكي يضيء وجهك. ولك أن تختار الجلوس أمام نافذة أو مصباح أو كليهما. وإليك بعض من صور إعداد الإضاءة التي أستخدمها عندما أدير الجلسات التدريبية في TED من غرفة المعيشة الخاصة بي.
أجلس أمام النافذة والمصباح، ثم أستخدم المدفأة كخلفية لي.
الخطأ رقم 7: السماح للجميع بإيقاف تشغيل الفيديو الخاص بهم
لتصحيح الخطأ: شجع جمهورك على تشغيل الكاميرا الخاصة بهم
هناك حقائق عديدة عن التواصل كنت أشيد بها طوال مسيرتي المهنية، وإحدى هذه الحقائق هي أن مسؤولية الحفاظ على تفاعل الجمهور تقع دائمًا على عاتق المتحدث، وإذا انخفض انتباه الجمهور، فعلى المتحدث أن يتصرف لتصحيح الوضع.
بيد أن هذا ربما لا ينطبق على التواصل الافتراضي. فبصفتي متواصلًا افتراضيًا، غالبًا ما أجد صعوبة في معرفة ما إذا كان الجمهور منتبهًا لما أقوله عندما لا أستطيع رؤيته. ولذلك ليس مستغربًا في عالم "زوم" أن تطلب من الجمهور تشغيل كاميراتهم. وإذا كنت ترغب في تقديم طلبك بلباقة، أرسل ملاحظة قبل الاجتماع تطلب فيها فتح الكاميرا مسبقًا، ومن ثم يمكن للجمهور التخطيط والاستعداد مسبقًا.
وبالحديث عن التهذيب، يمكنك اختيار ما إذا أردت الظهور أمام الكاميرا عندما تكون ضمن الجمهور. وعلى الرغم من أنه من المستحيل أن تحضر اجتماعًا وجهًا لوجه وأنت "ترتدي قناعًا"، لا يزال العديد يشعرون براحة تامة عند إطفاء الكاميرا في الاجتماعات الافتراضية. فلنتفق جميعًا على أن نكون أمام الكاميرا قدر الإمكان؛ لأننا أصبحنا جزءًا من الجمهور الافتراضي. وهكذا عندما يحين دورنا لنقدم عرضًا افتراضيًا، سنتمكن من رؤية من نتحدث معهم.
نتمنى عاجلًا أو آجلًا أن نتخلص من التوتر الذي نعاني منه وراء الكواليس قبل أن نتحدث أمام الجمهور مباشرةً وجهًا لوجه. وإلى ذلك الحين، أتمنى لكم التوفيق في جميع خطاباتكم وعروضكم واجتماعاتكم الافتراضية المقبلة.
شاهد هذا المقطع عن فاعلية التفكير البلاغي:
شاهد خطاب TED لجوليان تريجر:
